5 conseils clé
pour une organisation de séminaire réussie

Envie de fédérer votre équipe et de remotiver vos troupes ? L’organisation d’un séminaire est une excellente idée. Vous allez pouvoir emmener vos collaborateurs dans un cadre atypique et bucolique, propice à la réflexion et aux échanges entre participants.

Encore faut-il savoir organiser ce type d’événement… Il est vrai que ça peut paraître un peu compliqué à première vue, surtout quand c’est la première fois. En plus, vous n’avez pas le temps de vous pencher sur le dossier car ce n’est pas votre mission principale.

L’organisation d’un séminaire n’est pas compliquée en soi, il faut juste suivre quelques étapes. Voici nos conseils qui vous gagneront un temps précieux :

1. Organisation de séminaire : définir les objectifs et la cible

Il est important avant de vous lancer dans la recherche d’un lieu de séminaire de bien se poser les questions : Pourquoi ? et Pour qui ?

Pourquoi ? Définissez le motif de la réunion : s’agit-il d’une formation, d’un lancement de produits, d’une cohésion d’équipe, …

Pour qui ? S’agit-il d’une réunion à destination des clients, des prescripteurs, des collaborateurs ou du Conseil d’Administration.

C’est le point de départ d’une organisation de séminaire réussie !

2. Organisation de séminaire : élaborer votre cahier des charges

Listez vos besoins et contraintes de manière très précise avant la recherche concrète d’un lieu de séminaire.

  • Budget : déterminez l’enveloppe globale ou le prix du forfait par personne
  • Type de lieu de séminaire : hôtel (de chaîne, de charme, nombre d’étoiles, …) ou plutôt centre de congrès ou village de vacances
  • Localisation : France ou étranger, Paris ou province, déterminez la distance maximale d’éloignement pour les participants
  • Environnement : ville ou campagne, mer ou montagne, centre-ville ou périphérie
  • Période : définissez le nombre de nuitées et de journées au total mais également les dates exactes de l’événement en veillant à choisir une date qui regroupera le plus grand nombre
  • Nombre de participants prévus
  • Type de forfait : séminaire résidentiel, journée d’étude ou repas seul
  • Besoin en salle : plénière, salle de sous-commission
  • Equipement des salles : disposition des salles (en U, théâtre, classe) et besoin en matériel (vidéoprojecteur, paper-board, micro, …)
  • Activités : sur place ou aux alentours, culturelle ou sportive, teambuilding, de la chasse au trésor à la dégustation de vin
  • Transport : arrivée en gare, besoin d’une navette taxi ou d’un bus
  • Besoins particuliers : chambre pour personne à mobilité réduite, restriction alimentaire ou allergies, documents particuliers à déposer dans la salle de réunion

Avec une définition précise de votre cahier des charges, vous avez fait 90% du travail et la recherche d’un lieu de séminaire n’en sera que plus facile.

3. Organisation de séminaire : rechercher le lieu d’accueil

Vous pouvez maintenant vous mettre à la recherche de votre lieu de séminaire grâce à votre cahier des charges précis.

Vous devrez comparer plusieurs régions de France en fonction de vos critères (attrait de la région, activités possibles, accessibilité, …). Une fois la région et la ville déterminée, n’oubliez pas de prendre en compte les éléments suivants :

  • La capacité du lieu à accueillir votre groupe
  • Le rapport qualité-prix en fonction de votre budget
  • Les atouts de l’établissement qui séduiront les participants

Pour procéder à vos recherches sur Internet, vous pouvez utiliser des portails spécialisés tels que BEDOUK ou REUNIR mais ces derniers ont leurs limites car ils ne sont pas exhaustifs.
Vous pouvez également effectuer vos recherches par mots clés directement sur votre moteur de recherche (ex : lieu de séminaire en Bourgogne, château hôtel séminaire, …).

4. Organisation de séminaire : contacter le prestataire

Il est normal de prendre contact avec plusieurs prestataires de séminaires afin d’effectuer une comparaison en fonction de vos critères. Le mieux est de leur envoyer par mail votre cahier des charges et d’attendre leur proposition. N’hésitez pas à les appeler par la suite, vous pourrez ainsi vous rendre compte de la qualité des échanges avec le prestataire qui vous accompagnera jusqu’au Jour J.

Sollicitez les prestataires plusieurs mois en avance, vous aurez ainsi beaucoup plus de chance de trouver votre lieu idéal aux dates choisies.

5. Organisation de séminaire : établir votre choix

Vous devez maintenant établir une comparaison entre les différents prestataires de séminaires en fonction de leur proposition tarifaire, du détail de leurs prestations mais également de la qualité des échanges.

Il est bien entendu que si vous n’avez pas eu de retour d’un prestataire à votre demande, éliminez-le sans même le relancer.

 Une fois votre choix établi, il suffit de conclure le contrat :

  • Signez et retournez le devis après avoir tout de même pris connaissance des conditions générales de vente
  • Donnez le nombre exact de participants idéalement 15 jours à l’avance

 Et enfin, prenez encore quelques minutes de votre temps pour annuler les autres prestataires non retenus par un petit retour de mail ou un appel. Si vous avez eu un bon contact avec l’un d’entre eux, gardez précieusement ses coordonnées, vous aurez sans doute besoin de ses services pour un prochain événement.

Avec tous ces précieux conseils, vous êtes désormais un maître dans l’organisation de séminaire … A vous de jouer !

Afin de peaufiner votre organisation de séminaire, nous vous conseillons également de lire notre article sur Comment bien choisir sa salle de réunion.

 

Nos conseils d'expert

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