Comment bien choisir sa salle de réunion ?

Vous êtes à la recherche d’une salle de réunion pour organiser votre prochain séminaire d’entreprise, réunion ou formation … Mais vous ne savez pas par où commencer, vous n’avez pas le temps ou pas l’habitude de chercher une salle de réunion. En effet, c’est la première fois que votre supérieur vous demande de réserver une salle de réunion et vous avez besoin d’aide.

Rassurez-vous, c’est simple, il faut juste se poser les bonnes questions et éviter quelques erreurs.

Taille et équipement de la Salle de Réunion

Vous devrez rapidement avoir une idée du nombre de participants : c’est le critère déterminant dans votre recherche. En effet, il n’y a rien de pire qu’une salle trop étroite où la chaleur va vite monter ou à l’inverse, un petit groupe va se perdre dans une immense salle. En fonction de votre disposition (U, théâtre, classe…), la salle devra être plus ou moins spacieuse.
Assurez-vous que les équipements sont inclus dans la location de salle. En effet, il n’est pas rare de découvrir en supplément la mise à disposition du vidéoprojecteur, de l’écran ou d’un paper-board.

Cadre atypique de la salle de réunion

La salle de réunion idéale est surtout un cadre propice à la réflexion disposant de la lumière du jour, des couleurs douces, le tout dans un environnement verdoyant. Un mobilier confortable, un feu de cheminée, des baies vitrées donnant sur un jardin extérieur, … valent mieux qu’une petite salle exigüe sous les toits avec pour seule ouverture une lucarne menant sur le périphérique parisien. L’environnement et le style de la salle de réunion retenue conditionneront l’ambiance de votre événement.

Localisation

Vous avez choisi préalablement la région dans laquelle vous souhaitez organiser votre événement soit à proximité de votre entreprise, soit dans un périmètre défini. Vous pouvez passer à la recherche de votre salle de réunion en comparant plusieurs établissements en fonction de critères : l’accessibilité (proximité d’une sortie d’autoroute, d’une gare ou d’un aéroport), le temps de transport, plutôt ville ou campagne, mise à disposition d’un parking gratuit, …

Prix de location de la salle de réunion

Vous pouvez louer une salle de réunion sous la forme d’un forfait global mais en général elle est incluse dans ce que l’on appelle une « Journée de Travail » ou un « Séminaire résidentiel » si vous logez sur place. Ainsi, le coût de la location de la salle de réunion est réparti sur chaque participant à la réunion. Bien sûr, vous devrez procéder à un petit calcul pour comparer les deux versions.

En règle générale, le coût comprend la mise à disposition de la salle de réunion, le matériel, les blocs-notes et les eaux minérales sur les tables. Soyez attentifs aux éventuels options qui s’avèreraient payantes. Pour vous aider, demandez des devis à plusieurs lieux.

Vous pouvez maintenant vous lancer et réserver votre salle de réunion en avance car les meilleurs lieux sont parfois pris d’assaut plusieurs mois en avance.

Où trouver la salle de réunion le mieux adaptée ? Voici nos « coups de cœur » en Bourgogne.

Nos conseils d'expert

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Les personnes qui ont lu cette page
ont également apprécié ces articles

Ce site utilise des cookies pour vous assurer la meilleure expérience de navigation possible. En fermant ce message ou en continuant de naviguer, vous acceptez l’utilisation des cookies. Pour en savoir plus, cliquez ici