Comment bien organiser
son Webinar ?

Ça y est, c’est arrivé. On vous demande d’organiser un Webinar.

Un quoi ?? Un Webinar !

Vous avez déjà lu et entendu ce terme mais ne savez pas exactement ce que c’est ni comment l’aborder.

Pas de panique! Nous allons essayer de vous éclairer et vous donner aider à bien organiser votre premier Webinar.

Webinar : Kesako ?

Un Webinar, en français Webinaire, est un mot qui provient de la contraction des termes web et seminar (séminaire). Derrière ce terme quelque peu barbare se cache simplement une conférence ou réunion que l’on peut suivre grâce à Internet, avec un outil de visioconférence, à l’aide un diaporama avec des notes et commentaires. Le Webinar est un outil de marketing très utilisé dans le B2B, la vente de services ou produits entre professionnels. Il s’est développé en interne dans les entreprises pour réaliser des formations, du e-learning ou encore présenter de nouveaux produits.

Cependant, il y a quelques bonnes pratiques à observer pour bien organiser son webinar et éviter le flop.

Définir les objectifs du Webinar

Pour réussir votre Webinar, la première chose à faire est d’en définir clairement les objectifs :

  • quel est le message que je veux faire passer ?
  • à qui est-il destiné ?
  • quels seront les intervenants ?
  • quel sera le temps de parole des intervenants ?
  • les participants pourront-ils prendre la parole ?

Vous devez vous fixer des cadres. Vous n’adopterez pas la même stratégie selon que vous organisez une réunion d’un comité de direction avec 5 à 10 participants ou la présentation d’un produit à une vingtaine de commerciaux.

Fixez un jour et une heure précis : pensez aux impératifs de chacun et surtout un titre accrocheur !

Vous êtes fin prêts ou presque :

  • rédigez un email d’invitation et envoyez-le aux participants
  • annoncez le Webinar sur le site de l’entreprise, un blog ou par les réseaux sociaux
  • assurez que vous chaque participant à accès à l’outil depuis son ordinateur
  • prévoyez de communiquer par messagerie instantanée pendant le Webinar si l’un des participants rencontre des difficultés, sans déranger le reste du groupe

Choisir le bon outil

Le web regorge d’outils, payants ou gratuits, pour vous permettre d’organiser au mieux votre Webinar.

En voici quelques uns :

Anymeeting

Gratuit !

Les + : il permet une visioconférence et le partage d’écran, jusqu’à 200 participants, le partage d’écran sélectif, le chat en temps réel avec les participants, l’intégration avec Facebook et Twitter, l’enregistrement de la conférence pour une diffusion ultérieure

Les – : l’affichage de publicité qui disparaît moyennant l’achat de la version payante

Google Hangout

Gratuit !

Les + : il permet une visioconférence et la diffusion de vidéos en direct, l’intégration à Google + et l’accès via gmail et une appli mobile

Les – : il peut accueillir 10 participants mais connectés via un compte Google

Join Me

Gratuit !

Les + : la grande facilité d’utilisation ! L’accès gratuit et sans inscription à des Webinar jusqu’à 250 participants via une Url sur laquelle les participants n’auront qu’à cliquer, le chat instantané, l’envoi de fichiers, une appli mobile

Les – : on n’en a pas trouvé

Vous pouvez aussi essayer Mikogo, Leanybox, Vyew ou encore Webinar Jam.

 

Oui, Le Webinar vous permet bien sûr d’éviter des coûts de déplacement, de bloquer les participants sur un laps de temps défini et de communiquer de façon innovante. Mais de perdez pas de vue qu’organiser un Webinar  à aussi ses limites :

  • tout le monde dispose d’une connexion internet haut débit ?
  • êtes vous sûr d’intéresser votre auditoire ? vous ne voyez pas les participants qui décrochent contrairement à un séminaire traditionnel
  • que fait-on des moments conviviaux qui renforcent la cohésion et l’émulation ?
  • selon l’outil organisé et la fréquence des Webinar, le dispositif technique et l’assistance conseil dans leur réalisation, la note peut vite grimper et revient au final presque aussi cher qu’un séminaire traditionnel

Pas encore prêt à passer au Webinar ? Si vous préférez vous retrouver physiquement pour une réunion dans un lieu de charme, découvrez nos deux « coup de coeur » : www.saintesabine.com et www.levernois.com

 

Nos conseils d'expert

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